Privacy statement

BAIS Legal BV verwerkt en gebruikt uw persoonlijke informatie binnen de wettelijke kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), met passende veiligheidsmaatregelen en uitsluitend in overeenstemming met de doeleinden van deze privacyverklaring:

DOELEINDEN

BAIS Legal BV gebruikt uw persoonsgegevens [(bedrijfs)naam], [adres], [telefoonnummer] en [emailadres] [functie] en [KvK nummer] om u zo goed mogelijk van dienst te zijn wanneer u contact met ons heeft, hetzij telefonisch, hetzij per email, onze website of social media. Indien u een cliënt bent dan gebruiken wij uw persoonsgegeven om u (en eventueel uw bedrijf) te identificeren en te verifiëren, alsmede voor het bijhouden van onze dossiers en om betalingen te verwerken. In het geval van bedrijven zijn wij verplicht om de uiteindelijk rechthebbende (ultimate beneficiary owner) te identificeren en te verifiëren. Deze persoonsgegevens zullen wij bewaren gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn(en). Persoonsgegevens die onderdeel zijn van cliëntendossiers (waaronder die van derden) gebruiken wij voor het behartigen van de belangen van onze cliënten in hun dossier en voor het administreren van het dossier in onze interne AO/IC. Onder persoonsgegevens die voorkomen in onze dossiers vallen ook alle persoonsgegevens in (elektronische) berichten die door ons worden verstuurd of ontvangen.

Wij hebben deze gegeven nodig voor het afsluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst van opdracht  die wij met u (en of een derde hebben) hebben, of waarbij u partij bent. Ook kan het zijn dat wij uw gegeven nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder cliëntonderzoek (onder meer de identificatie- en verificatieplicht) en de fiscale administratieverplichtingen. De gegevens zijn nodig voor het gerechtvaardigd belang van ons, of dat van u of een ander. De gerechtvaardigde belangen worden in deze privacyverklaring genoemd, dan wel expliciet met u vooraf besproken. Voor specifieke verwerkingen kunnen wij apart uw toestemming vragen.

Wij maken gebruik voor de financiële administratie van accountants en fiscalisten. Daarbij zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens van cliënten en leveranciers die op facturen staan door te gegeven aan de (Nederlandse) accountant en/of fiscalist. (Persoons)gegevens uit de cliëntdossiers kunnen wij delen met advocaten van wederpartijen of advocaten en/of notarissen en/of gerechtsdeurwaarders die wij inschakelen ten behoeve van het cliëntdossier. In het geval dat een andere advocaat een cliëntdossier van ons overneemt, dan zullen wij de (persoons)gegevens aan deze advocaat overdragen.  Al deze advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders (en hun medewerkers) zijn gebonden aan een (afgeleid) wettelijk beroepsgeheim. Ook kunnen wij tijdens de behandeling van cliëntdossiers experts (bijvoorbeeld financiële experts) raadplegen. Met deze experts zullen onder omstandigheden persoonsgegevens worden gedeeld, indien en voor zover u daar uw goedkeuring voor heeft gegeven.

Ten behoeve van administratie en betalingen aan de Stichting Beheer Derdengelden Wft Advocaten kunnen wij namen van cliënten, wederpartijen of derden delen met deze stichting. Voor het verzenden van processtukken maken wij soms gebruik van koeriers en zijn wij genoodzaakt om in dat kader (in dicht verpakte poststukken) gegevens af te geven aan deze koeriers ten behoeve van verzending en aflevering bij rechtbanken en gerechtshoven of hun andere taken. Ook deze gerechtelijke instanties verkrijgen in het kader van de procedure uw gegevens en/of de gegevens van derden.

In het geval wij een controle krijgen van de Orde van Advocaten, belastingdienst, opsporingsambtenaren of overheidsinstanties kunnen wij verplicht zijn om (niet-dossiergebonden) gegevens te verstrekken en/of inzage te verlenen (tenzij een van deze instanties het verschoningsrecht kan doorbreken). Uitsluitend de deken van de Orde van Advocaten kan onder bepaalde (strikte) voorwaarden in uw cliëntdossier inzage vragen en/of persoonsgegevens opvragen. Medewerkers van de Orde zijn verplicht tot geheimhouding van deze gegevens

BEWAREN VAN GEGEVENS EN BEWAARTERMIJNEN

De gegevens in uw cliëntdossier worden elektronisch opgeslagen bij een Europese ICT-dienstverlener. Uw gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze ontvangen en/of gebruiken. Gegevens in cliëntdossiers, waaronder de daarvoor relevante (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld in het kader van onze juridische dienstverlening, geldt een maximale bewaartermijn van 20 jaar. Voor gegevens van leveranciers en andere personen met wie wij contact hebben (en die geen onderdeel uitmaken van voornoemd cliëntdossier), waaronder (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld, geldt een maximale bewaartermijn van 10 jaar. Gegevens in onze financiële administratie bewaren wij maximaal 7 jaar.

COMMUNICATIE

In geval u een email- of ander bericht naar ons stuurt, is het mogelijk dat we die bewaren. Wij maken gebruik van diverse Europese ICT-dienstverleners voor het hosten van de website, e-mailberichten, elektronische cliëntdossiers (inclusief tijdschrijfsysteem), telefoonproviders. Uw berichtgegevens worden opgeslagen op de beveiligde servers van onze ICT-dienstverleners en deze mogen ze slechts incidenteel inzien in het kader van beheer.

COOKIES

BAIS Legal B.V.cookiesvan bezoekers van de website www.baislegal.nl (of andere domeinnamen van BAIS Legal B.V.) gebruiken om website statistieken bij te houden en de gebruiksvriendelijkheid van de website(s) te verbeteren. Voor een correcte werking maakt deze website gebruik van zogeheten functionele cookies, dit zijn tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst door uw internetbrowser. Deze cookies zijn geheel veilig, bevatten alleen niet-persoonlijke informatie en beïnvloeden de bezoeken aan de website niet.

BEVEILIGING

Bij de verwerking van uw gegevens past BAIS Legal  B.V. technische en organisatorische maatregelen toe ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Onze website wordt beveiligd middels een SSL-certificaat, herkenbaar aan de groene adresbalk met hangslot en het adres dat begint met “https://”

RECHTEN

U heeft volgens de AVG uitgebreide privacy rechten tot uw beschikking. Zo kunt u ons vragen om inzage in dan wel correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk om te vragen verdere verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stil te zetten of hiertegen bezwaar te maken. Wij kunnen bevoegd zijn om uw verzoek te weigeren, bijvoorbeeld in het geval dat dit noodzakelijk is in het belang van het dossier dat wij behandelen of omdat gegevens onder onze wettelijke geheimhoudingsplicht vallen. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren.

In geval u deze rechten wilt inzetten of nadere toelichting wenst, verzoeken wij u per email contact met ons op te nemen via ons emailadres hester.bais@baislegal.nl of maartje.vanderbeek@baislegal.nl.

Op dezelfde wijze kunt u mogelijke klachten indienen over zaken waar u niet tevreden over bent. Op grond van de wet heeft u eveneens het recht om zich rechtsreeks te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.

CONTACT

Mocht u na het lezen van deze privacy- en cookieverklaring nog verdere vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact op via onderstaande contactgegevens: